Frequently Asked Questions:
Svenska nedan,
First and foremost, we want to express our sincere gratitude for your participation and support in making Charity Art Expo (CAE) a reality. We appreciate your commitment and enthusiasm as we journey together to create an extraordinary art experience.
CAE is a different kind of art fair. It relies on exhibitors like you to take the reins of your business while operating under the overarching CAE umbrella. As independent artists, you have the creative freedom and responsibility to manage your presentation, pricing, and business operations during this event. This approach is fundamental to the unique character of CAE.
While you prepare for this memorable occasion, we’ve gathered answers to some common questions to ensure everyone has a clear understanding:
Invitations are Key:
If you don’t invite friends, colleagues, and family, you may not sell. Please take this seriously.
Direct people here or your own Billet.to Link:
https://billetto.se/en/e/charity-art-expo-n-6-biljetter-1758949
Table / Wall Presentation:
You have the liberty to display a painting in front of your table, enhancing your artistic presentation. Organize your 120x80cm table setup at home with tape on the floor so you know how to present your paintings upon arrival.
Assistant:
Due to abuse and confusion last year, there will be NO FREE ENTRANCE. We kindly remind you that security personnel will only allow entry to individuals who paid a ticket.
Space Regulations:
Please respect the venue by not making holes in the walls or tables, or causing any damage to the space in any way. You can of course hang your art on the exhibition walls with nails, not screws.
Table cloth for Rent:
Rent black fabric for 298sek from us via email, or bring your own black table cloth, from Tygverket for example. Table height is 74cm, for optimal dimensions 200x270cm is best. There will be no extra, unplanned fabric available the day of the event. When you leave the event, leave your rented black fabric on the table.
Dress Code:
The event’s dress code is black, chic, smoking, or a combination of these. Dressing elegantly complements the perceived value of your artwork. Given the presence of photographers and the Press, looking your best is strongly encouraged. Wearing all black as an artist uniform is encouraged to let your artworks shine.
Facebook Group:
We have established a private Facebook Group exclusively for exhibitors to interact and share information. Join the group https://www.facebook.com/groups/cae.for.exhibitors
Shopping Bags:
You are welcome to bring your bags, and other packaging materials like bubble wrap.
Setup Time:
Exhibitors have from 10.00 to 11.45 to set up their tables.
Neighborly Conduct:
We urge you to interact professionally and respectfully with neighboring exhibitors. Everyone’s space is to be honored.
Parking:
As you plan your logistics, consider exploring parking options around the venue in advance. You can drop off in front of Sergels Torg 3 and park somewhere else behind the building.
Ticket Prices:
169sek at the entrance, via swish or card.
Personal Supplies:
We recommend bringing your own water, coffee, juice, and food. Being self-sufficient can be more convenient and cost-effective but we will have a bar and catering by Carotte..
Electrical Plugs:
Visit the venue before hand to see where they are.
Label:
Your name will be printed on your label, find it at your space upon arrival with your badge.
Arrival Procedure:
Upon arrival, go to your table, drop of your artworks, take your badge from the table/wall, and find a storage space under your table or ask.
Supplies and Amenities:
Bring tape and scissors. Make sure your table label is double-sided tapped so it doesnt fly away.
Table Watch:
If you leave your table, kindly ask your neighbor to keep an eye on it.
Sales:
You are in charge of your sales, print a Swish QR code or have a photo of it on your phone.
Credit Card:
We will have credit card services at the entrance.
Table Reservation for the next event:
We already have requests for the next event, so email us the table you want.
Early Arrival for Parking:
If you have parking concerns, arrive earlier and wait in the lobby with your art until the tables are installed.
Book / Catalogue Reservation:
We only have a Limited amount of copies, so order yours today and receive it at the Expo.
Expectations:
For first-timers, lower your expectations. Last time we had 650+ people coming, which averages to 108 people per hour, or 18 people every 10 minutes.
Go with the Flow:
Do not expect anything; just go with the flow and remember: Gratitude is The Attitude. It will get better at the next event, and we will grow together.
Event Growth:
We have seen significant growth from 400 to 650 people in the previous events. Let’s anticipate even more at the next one, with your help.
Phone usage:
We have been at many art fairs and saw so many artists miss a sale because they were texting or using their phones. In order to maximize your experience, connect with the buyers, and make eye contact, we recommend leaving your phone in a pocket or bag during the entire time of the event.
Music during the Event:
Enjoy background copyright/royalty-free music perfect for your Facebook and Instagram videos.
Updated Marketing Google Folder:
Access the updated Google Folder with logos, new collages, GIFs, and new videos of all artists here, to be used for promotion >
https://drive.google.com/drive/folders/1WVYhhaH5GgrJP4z45DbmjE7rZtFCqe1u?usp=sharing
Maritza Pahanic Excellence Award:
Three artists will receive this Prestigious Award based on: 1/ their contribution to the success of the event by sharing their dedicated Billetto link, sell tickets, and invite people. 2/their general attitude towards the staff. 3/their presented artworks. Winners get a Gold Framed Diploma and a speech on stage.
Organizer’s Availability:
Alex Colard will not answer questions before 11.00 the day of the event. Please ask any queries now, feel free to call him at +46728425659 during business hours.
Event Day Arrival:
Arrive at 10.00, find your badge and label on your table or wall. After setting up, consider a healthy distance with exhibitors who are not finished with their presentation, the bar will be open.
Artwork Pricing Reminder:
Prices under 500sek, 2000sek or 5000sek may have higher chances of selling. Consider the audience’s budget. Some have A5 postcards at 90sek for example.
Collecting Emails:
Use the exhibition to collect visitors’ emails for your newsletter.
Printed Prices:
Have printed, not handwritten, prices for a professional look.
Toilets for Staff and Exhibitors:
Access toilets are behind the bar.
Timing and Cleanup:
Tables and chairs will be installed from 08.00 to 10.00 and removed from 18.30 to 19.30. Please start packing at 18.00, and be out of the venue at 18.45.
Online Catalog and CAPackage:
Delivery scheduled at the right time, for all exhibitors who have paid. The Package includes: Online Catalogue + Professionally Printed Catalogue + Google Drive Link to 900+ Professionally Edited Photographs and Videos + Individual Professional Video 30sec to 90sec Interview + VIP Presentation Newsletter Email to 8646 subscribers and Visitors + Art career Enhancement Video Call + Exhibition Opportunities in Partner Galleries + First Choice of table for the next CAE. It is possible to order the CAP asap via Swish 1235853254.
Credit Card Purchases:
For credit card purchases, contact Vladimir at +46760881972 only during the event, he will have the Izettle machine.
Badge Souvenir:
Keep your CAE logo badge with table number as a souvenir.
Security:
We have hired one gard who will make sure only paying visitors can enter.
Promote Your Table:
Create Facebook+Instagram sponsored ads mentioning your table number using resources here>
https://drive.google.com/open?id=1bFOpgwCvPUHioYpelpb_SaPQX5vww9PC&usp=drive_fs
Book/Catalogue Pre-Sale:
Purchase the Book/Catalogue at 590sek by Swishing to 1235853254 with your table number. It will be available for sale during the Expo.
And remember, invitations are Key:
If you don’t invite friends, colleagues, and family, you may not sell. Please take this seriously. Direct people here:
https://billetto.se/en/e/charity-art-expo-n-6-biljetter-1758949
As the event approaches, please remember that you are the captain of your presentation, and we will be busy in setting up our own artworks and tables. Your independence and self-sufficiency will contribute to the collective success of CAE. Thank you
Viktig Information för CAE Deltagare – Förberedelser och Anvisningar
Kära CAE Deltagare,
Först och främst vill vi uttrycka vår uppriktiga tacksamhet för ert deltagande och stöd i att göra Charity Art Expo (CAE) till verklighet. Vladimir, min man, och jag, Alex Colard, uppskattar ert engagemang och entusiasm när vi tillsammans skapar en extraordinär konstupplevelse.
CAE är en annorlunda typ av konstmässa. Den bygger på att utställare som ni själva tar kontroll över er verksamhet medan ni verkar under det övergripande CAE-paraplyet. Som oberoende konstnärer har ni den kreativa friheten och ansvaret att hantera er presentation, prissättning och affärsverksamhet under detta evenemang. Detta tillvägagångssätt är grundläggande för CAEunika karaktär.
När ni förbereder er inför detta minnesvärda tillfälle har vi samlat svar på några vanliga frågor för att säkerställa att alla har en tydlig förståelse:
Inbjudningar är nyckeln:
Om ni inte bjuder in vänner, kollegor och familj, kanske ni inte säljer något. Ta detta på allvar. Dirigera människor hit: https://billetto.se/en/e/charity-art-expo-n-6-biljetter-1758949
Bords-/Väggpresentation:
Du har friheten att placera en målning framför ditt bord för att förstärka din konstnärliga presentation. Tejpa upp måtten 120×80 cm hemma på golvet så att du vet hur du vill arrangera dina verk vid ankomst.
Observera:
På grund av missbruk och förvirring förra året kommer det INTE att finnas fri entré. Vi vill påminna om att säkerhetspersonal endast släpper in personer som har betalat biljett.
Regler för lokalen:
Respektera lokalen genom att inte göra hål i väggar eller bord, eller orsaka någon form av skada. Du får självklart hänga din konst på utställningsväggarna med spik, inte skruv.
Duk att hyra:
Hyr svart tyg för 298 kr via mejl, eller ta med egen svart duk, till exempel från Tygverket. Bordets höjd är 74 cm, och optimala mått är 200×270 cm. Det kommer inte att finnas extra tyg på plats under eventdagen. När du lämnar eventet, lämna den hyrda duken på bordet.
Klädkod:
Klädkoden är svart, chic, smoking eller en kombination av dessa. Att klä sig elegant förstärker det upplevda värdet av din konst. Med tanke på fotografer och press rekommenderas det att se sitt bästa ut. Att bära helsvart som konstnärlig “uniform” uppmuntras för att låta verken stå i fokus.
Facebookgrupp:
Vi har skapat en privat Facebookgrupp exklusivt för utställare där ni kan interagera och dela information:
https://www.facebook.com/groups/cae.for.exhibitors
Shoppingpåsar:
Du får gärna ta med egna påsar och förpackningsmaterial som bubbelplast.
Uppbyggnadstid:
Utställare har från 10.00 till 11.45 på sig att ställa i ordning sina bord.
Grannsämja:
Var professionell och respektfull mot dina grannar. Allas utrymme ska respekteras.
Parkering:
Planera din logistik i förväg. Du kan lasta av framför Sergels Torg 3 och parkera bakom byggnaden.
Biljettpris:
169 kr vid entrén, via Swish eller kort.
Egen utrustning:
Vi rekommenderar att du tar med eget vatten, kaffe, juice och mat. Det är ofta smidigare och billigare, men vi kommer även att ha bar och catering från Carotte.
Eluttag:
Besök lokalen i förväg för att se var de finns.
Label:
Ditt namn kommer att vara tryckt på din label. Hitta den på din plats vid ankomst tillsammans med din badge.
Ankomstprocedur:
Gå direkt till ditt bord, lämna dina verk, ta din badge från bordet eller väggen och hitta förvaring under bordet eller fråga personalen.
Material och utrustning:
Ta med tejp och sax. Se till att din bordslabel är dubbeltejpad så att den inte blåser bort.
Bordsvakt:
Om du lämnar ditt bord, be en granne hålla ett öga på det.
Försäljning:
Du ansvarar själv för din försäljning. Ha en Swish QR-kod utskriven eller på din telefon.
Kortbetalning:
Kortbetalning finns vid entrén.
Bokning för nästa event:
Vi har redan förfrågningar, så mejla oss vilket bord du vill ha.
Tidigare ankomst för parkering:
Om parkering är ett problem, kom tidigare och vänta i lobbyn med din konst tills borden är uppställda.
Bok/Katalog:
Vi har ett begränsat antal exemplar, så beställ din idag och få den på plats under Expo.
Förväntningar:
Om det är din första gång, sänk förväntningarna. Senast hade vi 650+ besökare, vilket motsvarar cirka 108 per timme eller 18 var 10:e minut.
Följ flödet:
Förvänta dig inget, följ flödet och kom ihåg: tacksamhet är nyckeln. Det blir bättre nästa gång och vi växer tillsammans.
Eventets tillväxt:
Vi har sett en ökning från 400 till 650 besökare. Låt oss nå ännu fler nästa gång, med din hjälp.
Mobilanvändning:
Vi har sett många konstnärer missa försäljningar för att de använder sina telefoner. För att maximera din upplevelse och skapa kontakt med besökare rekommenderar vi att du lägger undan telefonen under eventet.
Musik under eventet:
Njut av bakgrundsmusik utan copyright, perfekt för dina Facebook- och Instagramvideor.
Uppdaterad marknadsföringsmapp:
Få tillgång till uppdaterade logotyper, collage, GIF:ar och videor här:
https://drive.google.com/drive/folders/1WVYhhaH5GgrJP4z45DbmjE7rZtFCqe1u?usp=sharing
Maritza Pahanic Excellence Award:
Tre konstnärer får detta prestigefyllda pris baserat på:
- Deras bidrag till eventets framgång genom att dela sin Billetto-länk, sälja biljetter och bjuda in människor
- Deras attityd gentemot personalen
- Deras konstnärliga presentation
Vinnarna får ett guldram-inramat diplom och håller ett tal på scen.
Arrangörens tillgänglighet:
Alex Colard svarar inte på frågor före kl. 11.00 på eventdagen. Ställ dina frågor nu eller ring +46728425659 under kontorstid.
Ankomst på eventdagen:
Kom kl. 10.00, hitta din badge och label på bordet eller väggen. Efter uppbyggnad, håll avstånd till utställare som inte är klara. Baren är öppen.
Prisnivå på konst:
Verk under 500 kr, 2000 kr eller 5000 kr har större chans att sälja. Anpassa efter publikens budget. Exempel: A5-prints för 90 kr.
Samla e-post:
Använd utställningen för att samla besökarnas e-post till ditt nyhetsbrev.
Tryckta priser:
Ha tryckta, inte handskrivna, priser för ett professionellt intryck.
Toaletter:
Toaletter för personal och utställare finns bakom baren.
Tider och nedmontering:
Bord och stolar installeras 08.00–10.00 och tas bort 18.30–19.30. Börja packa 18.00 och lämna lokalen senast 18.45.
Onlinekatalog och CA-paket:
Levereras i tid för alla som betalat. Paketet inkluderar:
Onlinekatalog + tryckt katalog + Google Drive med 900+ redigerade bilder och videor + individuell video (30–90 sek) + VIP-nyhetsbrev till 8646 kontakter + rådgivningssamtal + utställningsmöjligheter + förtur till nästa bord.
Kan beställas via Swish 1235853254.
Kortbetalningar:
För kortbetalningar, kontakta Vladimir på +46760881972 under eventet, han har Izettle-maskinen.
Badge-souvenir:
Behåll din badge med CAE-logga och bordsnummer som minne.
Säkerhet:
Vi har anlitat en vakt som säkerställer att endast betalande besökare kommer in.
Marknadsför ditt bord:
Skapa sponsrade Facebook- och Instagramannonser och inkludera ditt bordsnummer:
https://drive.google.com/open?id=1bFOpgwCvPUHioYpelpb_SaPQX5vww9PC&usp=drive_fs
Förköp av bok/katalog:
Köp för 590 kr via Swish till 1235853254 med ditt bordsnummer. Finns även under Expo.
Och kom ihåg, inbjudningar är nyckeln:
Om du inte bjuder in vänner, kollegor och familj minskar chansen att sälja. Ta detta seriöst. Skicka dem hit:
https://billetto.se/en/e/charity-art-expo-n-6-biljetter-1758949
När evenemanget närmar sig, kom ihåg att ni är kaptenen för er presentation, och vi kommer att vara upptagna med att sätta upp våra egna konstverk och bord. Er självständighet och förmåga att klara er själva kommer att bidra till CAEgemensamma framgång.
Tack!
Charity Art Expo 